کاربست تفکر ناب در آموزش عالی
دکتر نسرین نیکفال آذر، مدیریت آموزش عالی
مقدمه
کاربست تفکر ناب درسیستم آموزش عالی روند رو به رشدی دارد. تفکر ناب یک استراتژ ی برای بهبود فرآیندهاست که به دنبال ارزش کامل از دیدگاه مشتری است. از آنجائیکه در واقعیت، رسیدن به کمال قابل تحقق نیست، ارزش کامل را میتوان تلاش مستمر در جهت دست یابی به کمترین هزینه وکیفی ترین محصول یا خدمات تعریف نمود.
حذف ضایعات عنصر اصلی تفکر ناب است و ضایعات همان چیزی است که برای مشتری ارزش آفرینی ندارد. تفکر ناب نیازمند توسعه وتقویت فرهنگ ناب است (تمایل قلبی ، مشارکت و قدرتمندسازی کلیه ذینفع های فرآیند).
اساتید دانشگاهی در کشورهای توسعه یافته صدها مقاله در خصوص کاربست و اجرای ناب در آموزش عالی، ازقبیل هوشین کانری و کایزن به رشته تحریر درآوردهاند. آنها به خوبی از وجود ضایعات در فرآیندها آگاهی دارند، لذا نه تنها اساتید بلکه برخی از مدیران و بیشر کارکنان اداری به خوبی میدانند که در حوزه آموزشی آنها نیاز به تغییر و بهبود هست .
یافته های تحقیقات در شانزده دانشگاه در ایالات متحده آمریکا در مورد کاربست تفکر ناب ا ز بهبود کارآیی آنها حکایت دارد. توجه به اقدامات متعدد اما پراکنده دانشگاه میشیگان (برخی قسمت ها تکنیکهای ناب را به کار بستهاند) نشان میدهد متدولوژی های بهبود فرآیند استاندارد و مبتنی بر تشریک مساعی مانند تفکر ناب حتی ظرفیت فراهم نمودن موجبات کارآیی بیشتر را نیز دارد.
فلسفه تفکر ناب
فلسفه تفکر ناب بر پایه پنج اصل بنیادی بنا نهاده شده است:
1- تعریف ارزش از نظر مشتری
2- شناسایی جریان ارزش
3- ايجاد حركت بدون وقفه در اين ارزش (Flow)
4- ايجاد سيستم كششي (Pull)(کشش مشتری)
5- کمال طلبی
تعریف ارزش از نظر مشتری
در تفکر ناب، ارزش اساساً توسط مشتری محصولات یا خدمات تعریف میشود. (تعيين درست ارزش ، نخستين گام در راستاي تفكر ناب است و راهي كه به تهيه كالا يا خدمات اشتباه مي‌انجامد همانا اتلاف (Muda) است). در سازمانهایی که تفکر ناب را به کار نمیبندند ، فرآیندها ممکن است بیشتر تحت تاثیر بوروکراسی بخشی قرار داشته باشد تا نیاز مشتریان. برای مثال، مدیران و کارکنان ممکن است به خاطر آسایش خود در فرآیندها تغییراتی را ایجاد کنند ، بدون اینکه به تاثیر آن بر ارزش آفرینی برای مشتری توجه داشته باشند. نتیجه نهایی در تفکر نا ب این است که محصول یا خدمات باید برای مشتری ارزش آفرینی داشته باشد. رویکرد تفک ناب این ارزش را تعریف میکند.
شناسایی جریان ارزش
جریان ارزش کل فرآیند ارائه محصول یا خدمات با حداقل ضایعات به مشتریان است . به سیستم فر آیند کنونی با لنز مشتری نگاه و ارزیابی میشود. این ارزیابی باید جنبههاییی از فرآیند فعلی را که برای مشتری ارزش آفرینی به همراه ندارد، شناسایی و آن را حذف کند. فرآیند streamelined معادل جریان ارزش بوده و موارد زیر را در بر میگیرد:
· از بین بردن ناکارآمدی و مشکلات از بازرسی خدمات به اجرا
· مدیریت انتقال اطلاعات یا خدمات از قطعات تا تحویل محصولات
· مدیریت کلیه اطلاعات مرتبط با فرآیند
· ايجاد حرکت در جريان ارزش
جریان اینگونه تعریف میشود: به حرکت درآوردن آرام گامهای فرآیند که بدون وقفه یا دوباره کاری در تولید، ارزش آفرینی میکند. ارزش آفرینی زمانی به وقع میپیوندد که کلیه ضایعات ممکنه از بین رفته باشد. اصول جریان سیستم عبارت است از:
· تثبیت طرح و فرآیند به منظور کاهش ضایعات، دوکاره کاری و وقفه در فرآیند یا کاهش سرعت
· تیم های تخصصی که بیشتر مسئولیت تحویل محصول یا خدمات نهایی را عهده دار بوده و کمتر مسئول بخش خاص یا خرده فرآیندها باشند.
· متحول نمودن و کاهش مرزهای موجود بین بخش ها(مرزهای مرتبط با جریان فرآیند)
استقرار همواری و کشش (کشش مشتری)
در نتيجه انجام سه گام و اصل قبل، اکنون سازمان ناب آماده است تا يک تغيير انقلابی را آغاز کند: تبديل شيوه زمان‌بندی توليد بر اساس پيش‌بينی فروش، به شيوه ای که به ايشان امکان میدهد دقيقاً آن چيزی را توليد کند که مشتری از او خواسته است. به گفته ووماک و جونز: " اکنون شما می‌توانيد به مشتری امکان دهيد که محصول را در هنگام نياز از شما بيرون کشد به جای آنکه محصولاتی را که غالباً مشتری خواهان آن نيست، به وی تحميل کنيد (يا برانيد). به بيان ديگر، هيچ فرآيند، کارکرد يا واحدی؛ کالا يا خدمتی را توليد نمی‌کند، مگر آنکه مشتری‌ای در پايين جريان آن را درخواست کرده باشد. استقرار همواری و کشش معادل مفهوم تولید به همگام محصول، تحویل و دریافت محصول مورد نیاز است که با کاهش نیاز به ذخیره کالا و وقفه در فرآیند همراه است.
کمال طلبی
جستجوی کمال صرفاً به فرهنگ بهبود مستمر با هدف کمال اطلاق میشود. کلید کمال طلبی مدیریت داده هاست. داده های مربوط به قبل از بهبود فرآیند که بطور دقیق ارزش فرآیند را مورد ارزبابی داده (از دیدگاه مشتری) و قابل اندازه گیری باشد،باید گردآوری شده و باد اده های پس از بهبود مقایسه شود. مدیریت داده ها بسیار حائز اهمیت است، چرا که بهبود فرآیند ناب باید با د اده های عینی ثابت شود. داده های ذهنی مانند نظر کارکنان ومشتریان ارزشمند بوده و می تواند نقش حمایتی داشته باشد؛ با این حال داده های ذهنی به عنوان تنها تعیین کننده اعتبار ،ضعیف میباشد. کمال طلبی چرخه فرآیند بهبود مستمر با داده های عینی بوده که بازخورد کنترلی آن باعث بهبود بیشتر میشود.
مفاهیم بنیادی پنج اصل تفکر ناب عبارتند از: 1) جلب موافقت کارکنان، قدرتمندسازی و مشارکت کلیه ذینفعان، خصوصاً رهبری سازمان و مشتریان؛ 2) تبدیل فرهنگ سازمانی از به د نبال مقصر بودن به حل مسئله بصورت مشارکتی؛ این مرحله گام سوم را تسهیل میکند؛ 3) شفاف سازی کلیه فرآیندها، دادهها، و فعالیتهای بهبود بخشی ، این مرحله نیز باعث تسهیل شناسایی کلیه فرصت های بهبود میشود؛ 4) مدیریت داده ها و اطلاعات ؛ 5) نارضایتی از وضع موجود؛ و 6) تثبیت فرهنگ دائمی ناب در مقابل " برنامه های سالیانه ".
تطبیق پذیری تفکر ناب
از موفقیت شرکت تویوتا می توان به عنوان یکی از بهترین نمونه های اثربخشی تفکر ناب ، یاد کرد . اگر بحران اخیر این شرکت را در خصوص ایمنی سیستم ترمز خودروهای تولیدی خود نادیده بگیریم (2010-9200) ، تویوتا در حال تبدیل شدن به یکی از سودآورترین و بزرگترین تولید کننده خودرو در جهان است. تویوتا حتی در سال 2007 از جنرال موتور در فروش جهانی سبقت گرفته بود. همچنین، صنایع دیگر نیر توانستند از طریق متدولوژیهای تفکر ناب ، اثر بخشی خود را تا حد قابل توجهی افزایش دهند. در حالیکه در ابتدا، کاربست تفکر ناب اساساً به بخش تولید محدود میشد، اما هم اکنون به عنوان یک استراتژی کارآمد برای بهبود عملکرد سازمانهای مختلف مانند فرآیندهای اداری، بهداشتی و آموزش عالی شناخته شده است. بسیاری از این سازمانها از مزیت کاهش هزینه ها، خطاهای کمتر، و چرخه زمانی سریعتر بهرهمند شدهاند. داده های تحقیقات انجام شده ، از تفکر ناب به عنوان یک استراتژی کارآمد برای بهبود فرآیند ها ی آموزش عالی حمایت میکند.
بررسی موردی ، ناب در آموزش عالی ایالات متحده
دانشگاههای ایالات متحده برای مقابله با چالشهای مالی به تفکر ناب روی آوردهاند. با اجرای برنامههای تفکر ناب، بسیاری از دانشگاههای این کشور توانستند فرآیندهای خود را بهبود و هزینهها را تا میزان قابل توجهی کاهش دهند . نتایج تحقیقات در خصوص کاربست تفکر ناب در دانشگاههای این کشور موید آن است. برخی از بهبود های حاصل از تفکر ناب در سایر دانشگاههای (بدون کاهش کارکنان) بشرح زیر است:
· دانشگاه ویسکانسین(Wisconsine): کاهش چهارچوب زمانی چند فرآیند پژوهشی تا هشتاد درصد
· دانشگاه ایوا(Iowa): پانصد هزار دلار صرفه جویی در اولین سال کاربست تفکر ناب شامل کاهش در هزینه های سالیانه پست به مبلع یکصد هزار دلار
· دانشگاه واشنگتن (Washington): کاهش چرخه زمانی اعطای پژوهانه و قراردادها تا نود درصد
· دانشگاه نوتردام :(Notre Dame) : کاهش فرآیند استخدام تا شصت وشش درصد
· دانشگاه نیواورلانز (New Orleans): کاهش میانگین چرخه زمانی فرآیندهای نیروی انسانی تا نود و نه درصد
تفکر ناب در دانشگاه میشیگان
دانشگاه میشیگان علیرغم فشارهای فزاینده برای کاهش بودجه، یک رویکرد پیشکنشی یا یک استراتژی بهبود فرآیند به نام تفکر ناب را برای استحکام موقعیت مالی خود برگزیده است . تاثیر خاصی که شرایط اقتصادی ایالات متحده بر این دانشگاه داشته است موجب گشته این دانشگاه برای حل مشکلات، مسائل مالی و دستیابی به اهداف کارآیی خود، به شناسایی و اجرای استراتژیکی رویکردهای نوآورانه نیاز داشته باشد.
کاربست تفکر ناب منجر به بهبود قابل توجهی در کارآیی دانشگاه میشیگان شده است. ایجاد سیستم خدمات درمانی یکی از برنامه های بسیار موفق این دانشگاه بوده است. اهداف اصلی این اقدامات عبارت بودند از: 1) تجربه ایدهآلی ازمشتری 2) مبدل شدن به ایمنترین سیستم بهداشتی در کشور،و 4) دست یابی به کلیه اهداف مربوط به مسولیت مالی و محیطی وکارآیی. در بین موفقیت های حاصل از این اقدامات، سیستم خدمت درمانی سیستم ، باعث ارائه خدمات کارآمدتر به سالخوردگان گردیده و هم اکنون قادر است یک و نیم میلیون دلار از ارائه خدمات بهداشتی درآمد کسب کند . سایر تلاشهای این دانشگاه در جهت تفکر ناب، عبارت اند از: حسابهای پرداختی، منابع انسانی، مدیریت مالی و پژوهشی، حفظ محیط زیست و دانشکده مدیریت.
موفقیتهای حاصل از تفکر ناب در دانشگاه میشیگان
· هشتاد درصد کاهش در زمان انتظار و بیست وسه درصد زمان کل فرآیند در پژوهشهای بالینی
· کاهش چهار ساعتی در میانگین زمانی فرآیند برای سفارشات اسکن ام آر آی
· کاهش پنجاه درصدی در زمان فرآیند تصویب پرداختها
نتیجه گیری و ارائه پیشنهاد برای کاربست تفکر ناب در کشور
اگر کارکنان بخش صنعت نباید اینگونه بیاندیشند که ناب صرفاً مختص بخش آنهاست و باید بدانند که شباهتهای بسیاری بین تولید و کسب و کار خدماتی وجود دارد. اساتید و کارکنان دانشگاهها نیز باید آموزش عالی را استثناء ندانسته و کاربست ناب را در آن عملی بدانند. افرادی که دانشجو را با توجه به رسالت سازمان خود به عنوان مشتری میشناسند تمایل به کاربست کایزن برای بهبود دروس دانشگاهی، رشتههای تحصیلی و خدمات دانشجویی دارند.
در آموزش عالی ضایعات فراوانی وجود دارد، فرآیند پذیرش دانشجو، مشاوره، دروس دانشگاهی، رشتههای تحصیلی و از این قبیل. اصول و رویههای ناب قابلیت اجرای موفقیت آمیز را در آموزش عالی دارد. تجربه دانشگاههایی که در اجرای آن موفق بوده و دستاوردهایی داشتهاند براین امر دلالت میکند. بنابراین پیشنهاد میشود برای کاربست موفقیت آمیر ناب اقدامات زیر انجام پذیرد:
1- برگزاری سمینارهایی برای اعضاء هیأت علمی در خصوص مدیریت ناب و ابزارهای مهمی مانند ریشه یابی مسائل
2- گنجاندن اصول و رویههای ناب در کتابهای درسی دانشگاهی نه تنها در دروس مدیریتی بلکه در کلیه رشتههای تحصیلی. این امر باعث خلق برنامههایی میشود که از آن طریق دانشجویان میآموزند ، چگونه بطور مستمر فرآیندها را بهبود بخشند و به منابع انسانی بیاموزند که به انسانها احترام بگذارند. از این طریق فارغالتحصیلانی خواهیم داشت که بطور اساسی،از دانش ارزش آفرینی و قابلیتهایی مانند تولید محصولات یا خدمات نوآورانه و بهبود بهرهوری از طریق بهبود فرآیندها بهره مند باشند افزون برآن، دانشجویانی که در محیط تفکر ناب به تحصیل بپردازند، درک بهتری از ضایعات، کایزن ، به تصویر کشیدن جریان ارزش، احترام به افراد و غیره پیدا میکنند. دانشجویان همچنین از این طریق نزد کارفرمایان خود بسیار ارزشمند خواهند بود ، چرا که کاربست این دانش برای کلیه ذینفعان نتایج مطلوبی به همراه خواهد داشت.
3- جلب مشارکت اعضای هیأت علمی، کارکنان، فارغالتحصیلان و مدیران ارشد برای بهبود